実務の道具
社内印刷の記入表・チェック表一覧
条件と担当を記録し、次の確認や発注へ進める作業用ひな形です。
- 社内印刷の受付票部署の印刷依頼を一つにまとめる：受付から納品までの手配票
- 印刷用資料の版管理台帳最新版を迷わない版管理台帳：更新、承認、旧版回収のつなぎ方
- 新版の公開・旧版回収票最新版を迷わない版管理台帳：更新、承認、旧版回収のつなぎ方
- 帳票・配布物の棚卸表紙を減らす前に用途を棚卸しする：残す帳票と変える配布
- 改善前後の確認表紙を減らす前に用途を棚卸しする：残す帳票と変える配布
- 急ぎ・機密依頼の判断票急ぎ・通常・機密を整理する：例外依頼でも承認を飛ばさない受付ルール
使い方
- 必要な記入表を開く。
- 今回の条件に置き換え、必要なら行を追加する。
- CSV保存ボタンで保存し、ダウンロードした内容を確認する。
- 記事の印刷ボタンで紙のチェック表としても使う。
作業別の記入表
- 不足条件の一括確認票不足のある印刷依頼を返す：一度で確認をそろえる差戻し票
- 定例印刷の予定表定例の印刷依頼を年間予定にする：使用日から集める準備
- 拠点別の配布・受領表拠点へ資料を配る：部数・版・受取をつなぐ配布計画
- 配布セットの構成票配布資料をセットにする：抜け・重複・宛先違いの確認
- 不在期間の承認・連絡引継ぎ承認者が不在になる前に：印刷依頼の代行範囲を決める
- 急ぎ案件の判断一覧印刷依頼が重なったときの順番：使用時刻と影響で整理する
- 進行中案件の引継ぎ票印刷手配を交代する：進行中の依頼と残る判断の渡し方
- 文書台帳の初期登録票印刷資料の台帳を作り始める：散在するファイルの整理順
- 原稿修正の受付票原稿の修正依頼を受ける：元の版と変更理由をそろえる
- 新版への切替え予定票新版をいつから使うか：適用日と配布日を分ける計画
- 旧版の所在・停止確認票紙の旧版を回収する：配布済み・保管中・未回収を追う
- 社内資料の補充前確認再印刷の依頼を通す前に：現行版と使用承認を照合する
- 版違い発見時の整理票旧版を配ってしまったら：停止、範囲確認、差替えの記録
- 用途別の必要部数計算必要部数を用途から積み上げる：全員分と予備を分ける
- 残部から次回へ戻す記録残部の記録を次の発注へ戻す：使い切るまでの見直し
- 会議資料の紙配布確認票会議資料の紙希望を集める：電子配布と当日の追加対応を準備する
- 帳票の欄と後工程の確認記入用紙を減らす前の点検：欄・回収・転記の仕事を見る
- 白黒化の機能確認票カラー資料を白黒で試す：色に頼った区別を点検する
- 印刷量の測定定義印刷削減を測る前に：枚数・面数・部数の基準をそろえる
- 印刷改善の小規模試行票印刷方法の変更を小さく試す：継続・修正・戻す判断
- 限定共有資料の受渡し確認限定共有資料を印刷する：受取から配布、不要紙までつなぐ