社内印刷：旧版を配ってしまったら：停止、範囲確認、差替えの記録

まず分かっている事実を切り分ける

版違いに気付いたら、文書名、印刷した版、本来使う版、配布先、配布数量、発見時刻を整理します。全拠点に同じ誤りがあるのか、一部の束だけかが未確認なら、そのまま未確認と記録します。確認が済むまで黙って新しい紙に入れ替えると、影響範囲が分からなくなります。

使用を続けてよいかは、内容の違いと業務への影響によって異なります。手配担当だけで「誤字程度だから問題ない」と決めず、内容責任者へ差分を伝えます。機密情報や個人情報の誤配布が疑われるときは、社内の情報管理の連絡経路にも直ちにつなぎます。

停止の連絡は見分け方まで示す

対象者へは、対象版の識別、当面の扱い、代替資料の入手方法、問い合わせ先をまとめて伝えます。何を止めるか分からない一斉メールでは、正しい版まで使えなくなる場合があります。業務の継続が必要なら、責任者が認めた暫定対応も明示します。

差替えの方法は利用状況から選ぶ

架空例では、研修資料の集合場所だけが旧情報だった場合、まだ配布前の束と、すでに参加者が持ち帰った資料では対応が違います。束は止めて直せても、手元の紙は通知が必要です。貼り紙や正誤表だけで十分か、全体を再配布するかは内容責任者が判断します。

個人データの漏えい等について、個人情報保護委員会の通則編は内部報告と被害拡大防止を示しています。ただし、全ての版違いが法的な漏えいに当たるわけではありません。対外報告の要否を現場で断定せず、事実を専門担当へ渡します。

紙を替えるだけでなく印刷元を止める

紙を回収しても、旧版が正本の入口に残れば再び印刷されます。原稿の所在、依頼票、委託先への指示、配布棚を確認し、どの経路から旧版が出たかを調べます。記録を消して原因を見えなくするのではなく、利用を止めた状態で必要な証跡を保管します。

最後に、対象者へ正しい案内が届いたか、未回収や未連絡が残っていないかを確認します。再発防止は担当者の注意だけにせず、台帳と紙の版照合、承認版の受渡し方法など、誤りを見つけられる箇所を一つずつ直します。