社内印刷：配布資料をセットにする：抜け・重複・宛先違いの確認

一セットの完成形を先に作る

配布資料をそろえる前に、一人が受け取る内容を定義します。本編、別紙、回答用紙、案内などを順番付きで並べ、各資料の名称、版、枚数を一覧にします。同じ資料を複数枚入れる理由がある場合は、その必要数も書きます。

最初の一組を内容責任者と確認し、それをセット組みの見本にします。見本の版が古いと、丁寧にそろえても全セットが誤ります。各資料の承認版を確認した後に見本を確定し、作業途中で変更が入ったら見本だけでなく残りの部品も止めます。

部品と完成品の数が説明できるようにする

作業前に資料ごとの数を数えます。作業後は完成セット、作業中、残り、損傷などで使わなかった分を分けます。紙の総枚数だけでは、別紙一種類の不足を見つけにくいため、資料ごとの数量を保つことが要点です。

例外セットを通常セットから離す

登壇者だけに参考資料を追加する場合など、受取人により内容が違うときは、通常セットに途中で足す方法より、区別して作る方が照合しやすくなります。机の置場、ラベル、完成品の保管先を分け、色だけに頼らず区分名も表示します。

架空例として、参加者30人と運営者5人へ配る資料を作る場合、共通資料は35組でも、運営用の進行表を全員分へ入れてよいとは限りません。「参加者用」「運営用」の完成見本を二つ用意し、受渡し担当にも違いを伝えます。機密内容を含む場合は作業できる人の範囲も確認します。

機器の部単位印刷と、セット完成を分ける

リコーの機種別マニュアルは、ソートをページ順に仕分ける機能として説明しています。ただし、一つのファイル内の順序がそろっても、別ファイルの回答用紙まで自動で一組になるとは限りません。使用機器での設定と実際の出力順は、少量で確認します。

確認は先頭一組だけで終わらせず、紙詰まりや補充など作業が途切れた前後、例外セットとの切替え部分も見る方法を取れます。全数確認が必要か、どの確認方法で足りるかは内容の影響と社内ルールで決めます。配布後に不足が出たら、残っている同じセットも点検します。