迷ったときに確かめる
別部署の資料が届いたら、開けて配り直してよい？
他部署宛の紙を見つけたら、詳しく読み込んだり転送したりせず、表示と所在を確認して担当者へつなぎます。
こんな方に社内印刷の依頼者と受付・配布担当者
このページでできること誤った宛先の荷物を扱う範囲を絞り、配布担当へ事実を渡せる。
開封前なら宛先表示を確認する
自部署の配布物に見えても、宛名や案件番号が違うと分かったら、一旦通常の配布から外します。中身を確認するために無条件で開封するのではなく、社内の荷受け手順に従って配布担当へ連絡します。外装から分かる情報で対象を特定できる場合があります。
すでに開封した場合は、その事実も伝えます。内容が自部署のものではないと分かってから、興味で読み進めたり、別の人へ見せたりしないことが大切です。
回し先を自分だけで決めない
似た名前の部署へ持っていけばよいと思っても、誤った束がほかにもある可能性があります。配布担当に、到着場所、時刻、外装の表示、開封の有無、部数を必要な範囲で伝え、正式な受渡し先を確認します。機密資料なら情報管理の窓口にもつなぎます。
個人データが含まれるなど漏えい等のおそれがある場合は、法的な該当性を自分で決めず責任者へ報告します。個人情報保護委員会の通則編が示す内部報告・拡大防止の考え方を踏まえ、現場では事実の把握に徹します。
架空例：二つの部署の箱が入れ替わった
架空の配送で、A部署にB部署の資料が届きました。AからBへ直接運んだだけでは、Bに届いた箱がAの物か分からず、調査が終わりません。配布担当が両方の宛先を確認し、受渡しの記録を合わせて訂正します。
記録には担当者の推測ではなく、見た表示と確認できた数量を書きます。誰が閲覧したかなど追加確認が必要な場合は、責任者の指示で進めます。不要に原稿を複写して報告資料を増やさないようにします。
参照資料と確認範囲
以下は制度・用語・公式の取扱いを確認した資料です。作業手順、比較の視点、記入例は当サイトの編集提案です。個別の契約・施設・製品には、その条件を確認して適用してください。
- 個人情報保護法ガイドライン（通則編） ↗
確認日 2026-10-29 / 3-5-1・3-5-2および安全管理措置の体制整備を確認。個人データの漏えい等の定義と内部報告・拡大防止を参照。個別の誤印刷の法的該当性・対外報告義務をこの記事で判断しない。