迷ったときに確かめる
社内印刷：外部へ送ってよい原稿か分からないときは？
送ってよいか分からない原稿は、先に送って判断を仰がず、資料の区分と送付先を管理担当へ確認します。
こんな方に社内印刷の依頼者と受付・配布担当者
このページでできること外部送信の可否を確認するための情報をそろえ、許可された方法で受け渡せる。
印刷依頼の許可と送信の許可を分ける
外部で印刷することを相談していても、その会社やサービスへ原稿を送ってよいことが確認済みとは限りません。資料の内容、機密区分、送付先、利用する送信手段、必要な作業を整理し、社内で情報の扱いを判断する担当者へ確認します。
「見積りだけだから」と実データを送る場合も、外部共有は発生します。見積りに必要なのがページ数や仕様だけなら、内容を送らずに確認できないかを相談します。ただし、データ確認が必要な場合は、その範囲と方法を改めて決めます。
確認に必要な条件を短く伝える
判断者には、誰に何を渡し、何の作業をしてもらい、いつまで必要かを示します。保存、再利用、再委託などの条件が問題となる場合は、契約や情報管理の担当に確認を依頼します。印刷担当が法的な委託関係や適切な契約条項を独断で確定しません。
送信が認められたら、送付対象の版、宛先、許可された手段を照合します。担当者個人が普段使うオンラインストレージや私用メールへ置き換えず、指定された経路を使います。
架空例：急ぎの送付前に代案を考える
架空の社内人事資料で、外注先が未確認なのに当日印刷が必要になりました。時間がないことを理由に送らず、社内で認められた機器で必要分を出せるか、使用範囲を調整できるかを責任者へ相談します。許可が出たときは、その対象と条件を案件に残します。
- 資料の区分と内容責任者
- 送付先と依頼する作業
- 使用する送信方法
- 許可の対象版と条件
この手順について
このページの作業手順と記入例は、当サイトが編集した提案です。実在する店舗・企業の運用実績や、制度上の義務を示すものではありません。採用する際は実際の運用条件に合わせて調整してください。