印刷を頼んだ後で中止になったら、まず何を止める？

中止する範囲を確かめる

依頼者から「中止」と連絡が来ても、全量なのか、一部の配布先だけなのか、使用日を変更するのかを確認します。案件番号と版を示して対象を特定し、関係する出力・仕分け・配送の担当へ速やかに連絡します。依頼票を取り消しただけでは現場の作業は止まりません。

連絡時刻と受けた相手を残し、停止できた範囲の返答をもらいます。外部への注文で取消が可能か、費用が生じるかは注文条件と進行状況により異なるため、勝手に無償と約束しません。

未着手・出力済み・配布済みで分ける

未着手なら実行指示を止め、出力中なら完了した部数と未処理分を確認します。紙になったものは、再利用できるか、使用停止として保管するか、廃棄するかを内容責任者と規程に従って決めます。配布済みなら、使用者にも中止の案内が必要な場合があります。

印刷データが機器の待機一覧に残っている場合もあります。操作権限のある担当者に対象の処理を確認してもらい、別案件を誤って取り消さないよう文書名や時刻を照合します。

架空例：開催延期と資料取消は同じではない

架空の研修が来月へ延期された場合、資料をそのまま使えるか、日付だけ変更するか、内容を改訂するかは未決かもしれません。延期だから全て廃棄する、またはそのまま保管する、と即断しません。残部の場所と次の確認日を決めます。