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社内表彰状を印刷する：氏名・賞名・日付と授与順を照合する
ビジプリビズ 編集部 · 公開
表彰状では、同じ書式を使っていても、氏名や賞名、授与日を一人ずつ確認します。印刷原稿の承認と式典で渡す順番をつなぐことが、誤授与の防止につながります。額や筒、封筒も使う場合は、出来上がりの寸法と受取方法まで先に決めましょう。
対象：社内表彰の原稿・印刷・受渡しを担当する人
正式な表記を本人情報の正本と照合する
人名の旧字体、異体字、アルファベット表記、所属、役職などを、承認された受賞者一覧で確認します。過去の名簿から推測して置き換えないようにします。賞名と本文の敬称、個人表彰か団体表彰かをそろえ、印刷用PDFで文字が欠けたり別字になったりしていないか確認します。名前の読み方は式典用の進行資料で管理し、必要がなければ表彰状へ追加しません。
授与日と署名・押印の工程を決める
制作日と授与日を取り違えないよう、原稿の確認項目を分けます。代表者の署名や押印を後から行う場合は、その担当、作業場所、乾燥や保管の条件を確認します。印影や署名データを使う場合も、社内で認められた管理方法と使用範囲に従います。用紙の色や加工によって見え方が変わるため、重要な部分は現物の試作で確かめます。
授与順と受取物を一組にする
印刷後は受賞者一覧と現物を一枚ずつ照合し、授与順に並べます。額、筒、記念品、封筒に氏名を付ける場合は、同じ人の物が一組になるか確認します。欠席者や代理受取があるときは、当日用と後送用を分けます。誤記の差替えが出た場合は、旧版を回収し、古い一枚が授与用の束へ戻らないようにします。
| 段階 | 照合する内容 | 確認者 |
|---|---|---|
| 原稿 | 氏名・所属・賞名 | 受賞者情報の管理者 |
| 見本 | 文字・余白・用紙 | 制作担当と承認者 |
| 仕上げ | 署名・押印・封入 | 式典準備担当 |
| 授与 | 順番・本人・記念品 | 進行と受渡し担当 |
表が入りきらない場合は、横にスクロールして確認できます。