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入社案内冊子を作る：初日の行動と後から探す情報を分ける
ビジプリビズ 編集部 · 公開
入社案内冊子は、会社の情報を全部載せるよりも、新しく入る人がいつ何をすればよいか分かる構成にします。初日の集合と連絡、最初の一週間に行う手続き、後から調べる制度を分けると、必要な情報を探しやすくなります。配布対象と配布時点によって、掲載できる情報も確認しましょう。
対象：新入社員向け資料を制作する総務・人事担当者
入社前・初日・配属後を分ける
入社前に渡す冊子には、集合場所、持参物、遅延時の連絡など、本人が準備するための情報を置きます。初日にしか使えない社内システムのリンクだけで説明を完結させないようにします。配属後に確認する制度や相談先は索引で探せる形にし、入社直後にすべて覚えることを前提にしません。採用候補者向けの会社紹介と、新入社員向けの業務案内も区別します。
変わりやすい情報は更新方法を決める
担当者名、内線、申請画面などは変更されやすいため、冊子に固定して載せる範囲を考えます。紙に載せる基本情報と、社内の正本へ案内する情報を分け、リンク先の閲覧権限も確かめます。制度の内容は所管部署に確認し、説明を短くしたことで適用対象や条件を変えてしまわないようにします。
初めて読む人で通し確認する
制作に関わっていない人に、冊子だけで初日の到着から手続きまで説明してもらいます。略称が分からない場所、問い合わせ先が見つからない場所を修正します。印刷前は、氏名記入欄やチェック欄の書きやすさ、白黒出力での区別を確認します。配布日と版を記録し、次の入社時に古い連絡先を増刷しない仕組みにします。
| 読む時期 | 主な内容 | 確認する部署 |
|---|---|---|
| 入社前 | 集合・持参物・連絡 | 採用担当 |
| 初日 | 受付・施設・当日の流れ | 総務・受入担当 |
| 最初の週 | 必要な申請・相談先 | 各制度の所管 |
| 配属後 | 規程や手順の正本への入口 | 情報管理担当 |
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