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社内備品ラベルを作る：資産番号・利用場所・返却先の使い分け
ビジプリビズ 編集部 · 公開
備品ラベルには、何を識別したいかに応じた情報を載せます。資産番号、部署、置き場所、返却先を全部同じラベルに固定すると、移動のたびに貼り替えが必要になります。変わらない識別番号を中心に、更新する情報を台帳へ分けると管理しやすくなります。
対象：共有備品の識別と貸出管理を整える総務担当者
同じ型番の物を一つずつ識別する
会議用端末や貸出機器は、型番が同じでも別の個体です。社内の採番ルールに従って番号を付け、台帳の現物写真や製造番号と対応させます。充電器やケーブルなど付属品を一組として管理する場合は、セット番号と個々の点数を記録します。既存の資産番号がある物に、別の独立した番号を無断で重ねないようにします。
貼る場所と材質を試す
通気口、注意表示、操作部、開閉部を塞がず、清掃や点検の邪魔にならない位置を選びます。高温になる場所や表面加工のある機器などは、メーカーの条件と使用するラベルの適合を確認します。返却時に読み取るなら、収納したまま番号が見えるかも試します。強く貼り付くことだけで選ばず、剥がす必要がある物では除去後の状態も考えます。
コードの先と読めない時の手順を決める
QRコードやバーコードを使う場合は、何の台帳を開くか、誰に閲覧権限があるかを確認します。個人情報や機密情報を誰でも開ける場所へ置かないようにします。コードが傷んだ場合でも人が読める番号を併記し、紛失・移動・ラベル再発行の手順を決めます。番号の廃止と物品の処分は、社内の管理手続きに合わせて行います。
| 情報 | ラベルに載せる例 | 台帳で管理する例 |
|---|---|---|
| 識別 | 資産番号 | 型番・製造番号・写真 |
| 場所 | 標準の返却先 | 現在地・移動履歴 |
| 貸出 | 問い合わせ窓口 | 借用者・返却予定 |
| 状態 | 使用を止める表示 | 故障内容・修理履歴 |
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