迷ったときに確かめる
社内印刷：予備が毎回余る。いきなりゼロにしてよい？
予備が余り続けるなら、ゼロにする前に、何に備えた数なのかと実際に使った場面を確認します。
こんな方に社内印刷の受付・版管理・配布を担当する人
このページでできること予備の目的と使用実績を分け、今回の数量を説明できる。
予備の理由が消えていないかを見る
参加者の増加、配布時の汚損、複数拠点への補充など、予備を持つ理由は資料によって違います。各部署がそれぞれ予備を足した結果、全体で重なっていることもあります。必要部数と予備を分け、誰がどの場面に備えた数かを確認します。
使わなかったから全て無駄とは限りませんが、毎回同じ量を根拠なく残す必要もありません。過去の追加使用と今回の変化を比べます。
不足したときの追加方法も比較する
すぐに社内で補充できる資料と、拠点へ配送する必要がある資料では、不足の影響が異なります。内容が頻繁に変わる資料は多く保管すると旧版になる可能性もあります。予備の数だけでなく、追加に必要な時間と改訂予定を合わせて判断します。
一律の予備率を置くのではなく、今回想定する追加場面と対応方法を決めます。数量の最終判断は利用部門と承認担当に確認します。
架空例：部署ごとの予備を一本化する
架空の研修で、4部署が各5部の予備を申請し、さらに総務が10部を足していました。予備30部を直ちにゼロにするのではなく、共通資料の予備を総務で管理できるか、各部署で必要な理由があるかを聞きます。
次回は持ち主と用途が分かる予備にし、終了後に実際に使った分を記録します。不足があった場合も原因を残し、予備を一度減らしたことだけを失敗とみなさず、必要な条件を見直します。
この手順について
このページの作業手順と記入例は、当サイトが編集した提案です。実在する店舗・企業の運用実績や、制度上の義務を示すものではありません。採用する際は実際の運用条件に合わせて調整してください。