迷ったときに確かめる
紙の購入費が減ったら、印刷削減が進んだと言える？
用紙の購入費が減っても、在庫を使っただけかもしれません。使用量と支出を別の数字として確認します。
こんな方に社内印刷の受付・版管理・配布を担当する人
このページでできること用紙の購入・在庫・使用と、費用の変化を区別して説明できる。
購入時期の違いを確認する
今月の購入額が少なくても、先月まとめ買いした紙を使っていれば、使用量が減ったとは限りません。購入した量、期首と期末の在庫、拠点間の移動などを確認し、支出の変化と紙の使用の変化を分けます。
価格や購入単位が変わった場合も、金額だけでは枚数の増減が分かりません。改善の目的が支出なのか、紙の消費なのか、保管場所なのかを先に決めます。
簡単な関係から数量を確認する
在庫の数量を使うなら、期首在庫に受入を足し、期末在庫や他部署への移動などを分けて考えます。ただし、紙の紛失や記録漏れ、未開封箱の数え違いがあれば、計算値をそのまま印刷使用量と断定できません。
印刷の改善を測るために、全社の在庫管理を作り直す必要はありません。対象資料や機器を絞り、取得できる出力数と配布数を測る方法もあります。把握できない範囲は注記します。
架空例：まとめ買い後の支出ゼロ
架空の部署で、先月用紙を多く購入したため今月の購入費がゼロでした。会議数や出力が変わっていないなら、ゼロ円を削減効果とは言えません。一定期間で購入と在庫、使った資料を合わせて見ます。
費用を比べる場合は、印刷や配送、手配時間など今回の変更に影響する項目を選びます。金額を足す範囲が前後で異ならないようにし、実績と概算を分けて説明します。
この手順について
このページの作業手順と記入例は、当サイトが編集した提案です。実在する店舗・企業の運用実績や、制度上の義務を示すものではありません。採用する際は実際の運用条件に合わせて調整してください。