迷ったときに確かめる
社内印刷：直前に部数が増えたら、差分だけ手配してよい？
部数変更は新しい総数だけでなく、確定済み数と増減数を伝え、すでに進んだ作業との関係を確認します。
こんな方に社内印刷の依頼者と受付・配布担当者
このページでできること追加部数を差分で伝え、出力済み分との重複や配布先の混乱を防げる。
総数と追加数の両方を書く
「30部に増やしてください」という連絡は、総数30部か、30部追加かが曖昧です。「確定20部から総数30部へ、追加10部」のように前後を示します。原稿の版や印刷条件が変わらないかも確認し、数量だけの変更と原稿改訂を混ぜないようにします。
変更を受けた時刻と依頼者を記録し、追加の費用や手配を認める権限が必要なら、その承認を確認します。追加を頼まれたことだけで、別の発注先や持出し方法を自由に選べるわけではありません。
すでに何部あるかを確認する
出力担当へ完成数、出力中の数、残りの予定を確認し、変更後に必要な追加分を照合します。仕分けや梱包が済んでいる場合は、どの配布先へ足すかまで伝えます。総数が合っていても、拠点別内訳が違えば必要な場所へ届きません。
時間が足りない場合は、全量を同時に渡す必要があるかを使用部門へ確認します。追加分だけ後送する案は、受取側が二回の荷物を識別できるようにし、先行分と合わせた受領数を追います。
架空例：追加を受けた時点で版が違う
架空の説明会で10部追加の依頼と一緒に、新しいPDFが届いたとします。単なる増刷として前の原稿を使うのでも、全量を新PDFへ置き換えるのでもなく、変更理由と承認状況を確認します。配布済み分の差替えが必要かは内容責任者が判断します。
完了後は最初の依頼数量を上書きして消さず、追加の経緯と最終数量を残します。次回の予備を増やすかどうかは、今回の増加が例外か繰り返す需要かを確認してから考えます。
この手順について
このページの作業手順と記入例は、当サイトが編集した提案です。実在する店舗・企業の運用実績や、制度上の義務を示すものではありません。採用する際は実際の運用条件に合わせて調整してください。