迷ったときに確かめる
社内印刷：承認者と連絡がつかないとき、勝手に進めない準備は？
連絡が付かないことは承認ではありません。代行経路を確認し、間に合わない影響と選択肢を示します。
こんな方に社内印刷の依頼者と受付・配布担当者
このページでできること不在の承認者に代わる正式な経路と、保留時の対応を整理できる。
正式な代行の有無を確認する
承認者へ連絡が付かない場合は、社内の決裁規程や事前の引継ぎから代行者を確認します。依頼者が急いでいるから、近くにいる管理職へ署名だけもらうという方法では、対象の権限があるか分かりません。代行できる内容と期間を確かめます。
過去に同じ資料を承認した人がいても、今回は新しい版や追加費用があるかもしれません。代行者へは、何を認めてほしいのかと対象版を具体的に渡します。
待つ場合の影響を短くまとめる
使用開始、必要な最小数量、現在止まっている工程、承認が必要な時刻を整理します。別日配布、使用者の一部へ先行、既に使用を認められている資料で対応するなどの案があるなら、判断できる責任者へ示します。印刷担当が例外を自己承認しないことが要点です。
返信が来るまで何もせず待つのではなく、関係者へ次の連絡時刻を知らせます。調整できる準備を進めても、出力や発注へ進んでよいと誤解されないよう状態を記録します。
架空例：前回版の使用も確認対象
架空の会議資料で、新版の承認者が不在となり、前回版なら承認済みだから使えると提案がありました。前回版が今の会議目的に合うか、使用停止になっていないかを内容側に確認し、無条件の代替にはしません。
終了後は、連絡先不足なのか、代行権限の準備不足なのかを振り返ります。次回の不在予定が分かる場合は、案件と対象範囲を事前に引き継ぐと、当日の例外判断を減らせます。
この手順について
このページの作業手順と記入例は、当サイトが編集した提案です。実在する店舗・企業の運用実績や、制度上の義務を示すものではありません。採用する際は実際の運用条件に合わせて調整してください。