迷ったときに確かめる
社内印刷：改訂中に追加部数が必要になったら、どの版を使う？
改訂中の案を印刷するか、現行版を補充するかは、使う期間と内容責任者の判断で決めます。
こんな方に社内資料の版管理・配布・印刷改善を担当する人
このページでできること補充時点の承認版と改訂予定を確認し、使用期間に合う依頼を出せる。
改訂案は完成予定であって承認版ではない
新版を作成中でも、現行版の使用が認められている期間なら、その版の補充が候補になります。ただし、旧内容に問題があって改訂している場合は継続使用できないこともあるため、理由を内容責任者へ確認します。新版がもうすぐ完成するという予想だけで使用を始めません。
まず、必要な紙の用途、使用開始、使用する期間、現行版の在庫を整理します。印刷担当が、改訂の遅れを埋めるために独自の暫定版を作る範囲ではありません。
判断を三つに分けて依頼する
現行版を必要な期間だけ補充する、新版の承認を待って配布する、責任者が認める別の案内でつなぐ、という選択肢を整理できます。どれが可能かは、内容の有効性と業務上の必要により決まります。
補充を認める場合は、対象版、数量、使用できる範囲、次に確認する日を記録します。外注の細かな納期や料金は、その条件で確認します。社内の使用承認を得たことだけで、希望日に必ず完成するわけではありません。
架空例：来月の改訂を待てない配布
架空の月例案内が不足し、来月新版へ切り替える予定でした。今週使う分について現行版の継続使用を確認し、必要数を補充します。予定している新版の原稿を、承認前に先取りして配る方法は取りません。
その後改訂予定が変わったら、補充時の判断を見直します。現行版を使える期限が変更されたか、残部をどう扱うかを確認し、印刷棚の表示と台帳も更新します。
この手順について
このページの作業手順と記入例は、当サイトが編集した提案です。実在する店舗・企業の運用実績や、制度上の義務を示すものではありません。採用する際は実際の運用条件に合わせて調整してください。