社内印刷と外注の費用比較：紙代・作業時間・納品状態をそろえる

完成した一部を比較の単位にする

社内印刷の一枚いくらと、外注の冊子一部いくらを並べても判断できません。原稿の版、ページ数、カラー範囲、紙、綴じ、必要部数、納品日をそろえ、配布できる状態の一部を基準にします。折りや仕分けが必要なら、その作業を含めた比較にします。

リコーの公式事例には配布物の印刷・製本を内製化した例がありますが、掲載された削減効果を自社へそのまま当てはめることはできません。機器契約、印刷量、担当者の作業、外注先の条件が違うため、自社の一回分を測ることから始めます。

追加で発生する費用と共通費を分ける

社内側は紙、契約に応じた出力費、仕上げ消耗品、追加作業を記録します。機器料金に含まれる項目を二重に計上しないよう、管理部門へ確認します。担当者の作業時間は支払いが増えない場合でも、他の仕事に使えない時間として別欄に出すと判断しやすくなります。

外注側は印刷費のほか、送料、校正、梱包、社内で残る仕分けや検品を含めます。両案に共通する原稿承認の時間を片側だけへ加えないようにします。設備購入の判断まで含む場合は、一回の仕事の比較とは別に管理部門と費用の範囲を決めます。

架空例で計算の型を確かめる

次の表は計算方法を示す架空例であり、相場や機器単価ではありません。200部を準備する案件で、社内の追加作業を3時間、外注後の作業を1時間、時間の比較用評価額を2,000円と仮置きしています。評価額は実際の給与や請求額を示しません。

この例では現金支出だけなら内製が安く、時間を含む参考総額では差が縮まります。どちらを採るかは価格だけでなく、締切前に3時間の作業枠があるか、必要な紙や加工に対応できるか、急な差替えにどの範囲で応じられるかで決めます。

急ぎの一件だけを測ると、通常は不要な残業や特急配送が含まれて比較が偏ることがあります。架空の比較表なら通常開催の研修と、前日に変更が出た研修を別行にし、差が出た理由を残します。これにより、定例の本体は外注、当日の変更分は内製という分担が検討できます。ただし追補を付ける手間や配布時の組み違いも増えるため、費用表へ残る社内作業として計上します。最安の見積額だけでなく、実際に完成させられる担当と時間を合わせて判断します。

試行後に予測と実績の差を見る

一度の測定で年間の分担を固定せず、定例資料から一件を試して、手配、出力、仕上げ、検品の実時間を残します。刷り直しや待ち時間が出た場合は原因を別に記録し、通常時の比較へ無条件に混ぜないようにします。

内製と外注を組み合わせる案もあります。本体は外注し直前の追補だけ社内で出す場合、版や配布セットの整合を誰が確認するかを決めます。次回はページ数や部数が変わった点だけを更新して、同じ比較表で判断を続けます。